События как маркетинговый канал для вашего бизнеса.
Похоже, что проведение собственного мероприятия — хорошая идея, но вы все равно захотите проверить, как это вписывается в вашу общую маркетинговую стратегию и бюджет.
Ивент-агентство может охватить все, что вам нужно: идеи мероприятий, планирование, логистику, маркетинг, производство, продажи.
Независимо от того, предлагает ли ваша компания продукты или услуги, у вас, скорее всего, есть специалист или команда по маркетингу. Они позаботятся о том, чтобы ваше предложение было известно вашей целевой аудитории через сочетание маркетинговых каналов.
Несмотря на то, что ивенты являются маркетинговым инструментом, мероприятия требуют учета большего количества нюансов, таких как логистика, управление проектами, продажи (если речь идет о выставке или спонсорских пакетах). Это выходит за рамки маркетинговой функции.
Представьте цели, которых вы хотите достичь с помощью своего мероприятия. Обсудите варианты бюджета и сравните их с рентабельностью инвестиций, которую вы оцениваете от потенциальных клиентов и продаж, полученных на мероприятии. Включите план последующих действий после мероприятия, чтобы интегрировать его в вашу общую стратегию.
Просмотрите мероприятия конкурентов, чтобы понять, какие показатели и у них есть — сколько участников? Какие у них есть спонсоры? Сколько экспонентов? Избавьтесь от идей, которые кажутся вам интересными, и обсудите их со своим агентством. Работайте вместе над созданием брифа, набора ключевых показателей эффективности и отслеживания кампании, за которыми вы оба будете следовать.
Затем определите, как часто вы будете получать отчеты о достигнутых результатах и производительности. Разберитесь в структуре команды, которая будет управлять вашим мероприятием, и просмотрите их календарь мероприятий. Определитесь с рабочим процессом, который позволит вашей команде и ее команде постоянно видеть результаты, которые вы собираетесь получить.
Независимо от того, выбираете ли вы агентство по организации мероприятий или фрилансеров для помощи в конкретных областях вашего планирования, вам следует попытаться расширить свои внутренние возможности. Вы можете работать с обычным агентством по организации мероприятий или искать конкретные — например, агентства, которые занимаются наймом площадок, агентства, которые занимаются логистикой, организацией массовых мероприятий, наймом спикеров, организацией презентаций, лидогенерацией для вашей команды продаж или маркетингом.
На протяжении всей кампании вы также можете осознать, что у вас нет хорошего решения для конкретной проблемы, и на этом этапе стоит привлечь агентство. Например, разработка новой системы регистрации после того, как половина участников уже зарегистрировалась, может быть сложной или даже невозможной. Еще одним вариантом может быть изменение способа регистрации на месте проведения мероприятия.
Сообщите агентству всю имеющуюся у вас информацию, включая результаты предыдущих подобных мероприятий. Убедитесь, что они понимают ваши рабочие процессы, предпочтения и ограничения, чтобы легко с ними интегрироваться.
Четко объясните, над какими сроками вы работаете, договоритесь об ответственности (например, кто определяет место проведения, варианты питания, технологии проведения мероприятий, расходование маркетингового бюджета), когда и как часто вы даете обратную связь друг другу.
У компаний и агентств, занимающихся организацией мероприятий, есть бюджет, достаточное количество сотрудников и ноу-хау. Поэтому они могут распределять ресурсы по мере необходимости.
Если ваша команда перегружена работой и вы привлекаете агентство, чтобы помочь в организации мероприяти, убедитесь, что вы четко представляете это как временную помощь, чтобы снять нагрузку.
Если вы выбираете агентство, проверьте, делали ли они похожие проекты и какие результаты у них были. Как они обеспечили интеграцию с командой мероприятия? Как они поддерживали уровень качества мероприятия?
После того, как вы решите, чем агентство может помочь, вы вместе с ним и командой / отделом определитесь, как это сделать. Ваша цель — обеспечить беспроблемную, простую интеграцию с вашей компанией и минимизировать трение.
Определите их KPI и способы их отслеживания, чтобы они не пересекались с усилиями вашей внутренней команды. Установите обязанности и кто принимает окончательное решение по различным аспектам — есть ли у них установленный бюджет и нужно ли работать над этим, как бы они ни решали, или им нужно утверждать каждую часть вместе с вами?
Независимо от того, решите ли вы работать с агентством по организации мероприятий или нет, работа над ним будет продолжаться, поэтому будьте готовы учиться и адаптироваться на ходу.
